Datenschutzinformation gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

1. Verantwortliche Stelle

Gemeinde Wentorf bei Hamburg
Vertreten durch die Bürgermeisterin Kathrin Schöning
Hauptstraße 16
21465 Wentorf bei Hamburg

Telefon: 040 72001-0
E-Mail: gemeinde@wentorf.de
Internet: www.wentorf.de

2. Datenschutzbeauftragte bzw. Datenschutzbeauftragter

Die Kontaktdaten der bzw. des behördlichen Datenschutzbeauftragten lauten:

Herr Bajerke

Barlachstraße 2
23909 Ratzeburg

04541 / 888-480
04541 / 888-172
E-Mail

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Tags des Ehrenamts 2026 verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

• Entgegennahme und Verwaltung der Anmeldungen,

• Erstellung und Pflege der Teilnehmendenliste,

• Planung der Veranstaltungskapazitäten,

• organisatorische Kommunikation mit angemeldeten Personen,

• Bearbeitung von Rückfragen und gegebenenfalls erforderlichen Änderungen der Anmeldung.

Eine Verwendung für Werbung oder andere, mit der Veranstaltung nicht vereinbare Zwecke erfolgt nicht.

4. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Anmeldung können folgende Daten erhoben werden:

• Vorname und Nachname der anmeldenden Person,

• E-Mail-Adresse der anmeldenden Person,

• gegebenenfalls Name des Vereins oder der Organisation,

• Anzahl der angemeldeten Personen (maximal drei),

• Vorname und Nachname weiterer angemeldeter Personen,

• gegebenenfalls freiwillige organisatorische Mitteilungen.

Bei der Anmeldung weiterer Personen werden deren Namen durch die anmeldende Person übermittelt. Die E-Mail-Adresse dient als zentraler Kontakt für die gesamte Anmeldung.

Es werden nur die für die Organisation der Veranstaltung erforderlichen Angaben erhoben.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Soweit die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen kommunalrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften des Landes Schleswig-Holstein.

Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

6. Bereitstellung der Daten

Die Anmeldung zur Veranstaltung ist freiwillig.

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben werden benötigt, um die Anmeldung entgegenzunehmen und die Teilnahme organisatorisch vorzubereiten. Ohne diese Angaben kann eine Anmeldung gegebenenfalls nicht bearbeitet werden.

Freiwillige Angaben sind für die Anmeldung nicht erforderlich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Anmeldung weiterer Personen

Eine Anmeldung kann für bis zu drei Personen erfolgen.

Wenn Sie weitere Personen anmelden, übermitteln Sie uns deren Vor- und Nachnamen. Bitte informieren Sie diese Personen über die Datenverarbeitung und machen Sie ihnen diese Datenschutzinformation zugänglich.

Die Gemeinde verarbeitet die Daten der zusätzlich angemeldeten Personen ausschließlich für die genannten Veranstaltungszwecke.

8. Verwendung von Microsoft Forms

Für die elektronische Anmeldung wird der Dienst Microsoft Forms eingesetzt. Microsoft Forms ist Bestandteil von Microsoft 365 und wird durch Microsoft bereitgestellt.

Bei Nutzung des Formulars werden die eingegebenen Anmeldedaten elektronisch übermittelt und im Rahmen der bereitgestellten Microsoft-365-Dienste verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der für die Gemeinde geltenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vereinbarungen mit Microsoft.

9. Empfänger der Daten

Innerhalb der Gemeindeverwaltung erhalten ausschließlich diejenigen Beschäftigten Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die mit der Organisation und Durchführung der Veranstaltung betraut sind.

Im Rahmen des technischen Betriebs können beauftragte IT-Dienstleister, insbesondere Microsoft, Daten verarbeiten, soweit dies zur Erbringung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist.

Eine Weitergabe der Anmeldedaten an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.

10. Speicherdauer und Löschung

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Organisation, Durchführung und erforderliche Nachbereitung der Veranstaltung benötigt werden. Sie werden spätestens drei Monate nach Veranstaltungsende gelöscht.

Nach Ablauf der maßgeblichen Fristen werden die Daten entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen und gegebenenfalls archivrechtlichen Vorgaben gelöscht beziehungsweise weiterbehandelt.

Dies umfasst auch die in Microsoft Forms gespeicherten Antworten und gegebenenfalls erstellte Arbeitsdateien.

11. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),

• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),

• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar (Art. 20 DSGVO),

• Widerspruch gegen eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte an die Gemeinde Wentorf bei Hamburg oder die behördliche Datenschutzbeauftragte bzw. den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel

Internet: www.datenschutzzentrum.de 

13. Ergänzende Informationen

Weitere allgemeine Informationen zum Datenschutz bei der Gemeinde Wentorf bei Hamburg finden Sie unter:

www.wentorf.de/datenschutz 

Diese veranstaltungsbezogene Datenschutzinformation ergänzt die allgemeinen Datenschutzhinweise der Gemeinde.